איך נראים החיים שלך אחרי?
לא הבטחות כלליות. תרחיש של יום בעסק, בנוסח שמתאים לחנות, לנותן שירות, לעסק מול עסקים או לאירועים. מריצים אותו שעה אחרי שעה ורואים מה עובר לסוכנים ומה נשאר בידיים שלך.
הדמיה: יום אחד בעסק
אותו יום בעסק שלך. פעם בלי צוות, פעם איתו
בחרו את סוג העסק, ואז שעה או את היום כולו. בצד השמאלי תראו מה משתנה, ובבקשה של 13:00 אתם מחליטים.
בחרו את סוג העסק שלכם
חנות ומסחר
07:30 · הבוקר
בלי הצוות
פותחים את הטלפון: הודעות מהלילה בכמה ערוצים, ואין סדר ברור למה להתחיל.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
מחכה לך סיכום בוקר: מה נקלט בלילה, מה כבר נענה, ומה מחכה להחלטה שלך.
סקירה קצרה
09:00 · לקוח שואל על מוצר
בלי הצוות
אתה באמצע משהו אחר. הלקוח מחכה, או שאתה עונה מהר ובלי לבדוק.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
הסוכן עונה לפי מאגר המידע והמחירון המאושרים. שאלה מורכבת או רגישה עוברת אליך עם כל הפרטים.
הסוכן מטפל
11:00 · פנייה חדשה מהאתר
בלי הצוות
הפרטים נשארים בהודעה או בפתק, ומעקב נקבע רק כשיש זמן.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
הפנייה נשמרת במערכת, נקבע אחראי להמשך טיפול ונוצרת תזכורת במועד.
הסוכן מטפל
13:00 · בקשת החזר חריגה
בלי הצוות
מחליטים תוך כדי הכול, בלי שהפרטים מולך.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
הסוכן בודק את ההזמנה והמדיניות, ומעביר אליך בקשת אישור עם הפרטים. בלי אישור שלך, אין ביצוע.
ההחלטה שלך
15:00 · עדכון הזמנות ומלאי
בלי הצוות
מעתיקים נתונים בין מערכות ובונים דוח ידנית.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
הנתונים מתעדכנים בין המערכות לפי הגדרות, והדוח מוכן לקריאה.
הסוכן מטפל
17:00 · שיווק ותוכן
בלי הצוות
אין זמן לפרסם, והתוכן מחכה לרגע שלא מגיע.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
טיוטות בשפת המותג ממתינות לך. מאשרים, מתקנים או דוחים.
ההחלטה שלך
21:00 · סוף יום
בלי הצוות
סוגרים את היום עם רשימה פתוחה בראש.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
דוח סיכום: מה בוצע, מה תועד, ומה נשאר פתוח למחר.
סקירה קצרה
נותן שירות
07:30 · הבוקר
בלי הצוות
הודעות מהלילה עם בקשות לתור או להצעת מחיר, בכמה ערוצים ובלי סדר.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
מחכה לך סיכום בוקר: מי פנה בלילה, מי קיבל מענה ראשוני, ומה מחכה לאישור שלך.
סקירה קצרה
09:00 · לקוח שואל על שירות ומחיר
בלי הצוות
אתה באמצע לקוח אחר, והפנייה מחכה או נענית בחיפזון.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
הסוכן עונה לפי המחירון והנהלים המאושרים. שאלה מקצועית או רגישה עוברת אליך.
הסוכן מטפל
11:00 · פנייה חדשה לתיאום
בלי הצוות
הפרטים נשארים בהודעה, וחזרה ללקוח נקבעת כשיש זמן.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
הפנייה נשמרת, נקבע אחראי ונוצרת תזכורת לחזור ללקוח במועד.
הסוכן מטפל
13:00 · ביטול או הנחה חריגים
בלי הצוות
מחליטים בין לקוח ללקוח, לפעמים בלי לזכור את ההסכם.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
הסוכן מעביר אליך בקשת אישור עם הפרטים ומדיניות הביטול. בלי אישור שלך, אין ביצוע.
ההחלטה שלך
15:00 · הצעות מחיר וחשבוניות
בלי הצוות
מכינים ידנית ומעתיקים פרטים בין מסמכים ומערכות.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
הפרטים עוברים בין המערכות לפי הגדרות, והצעות וחשבוניות מוכנות לבדיקה.
הסוכן מטפל
17:00 · שיווק ותוכן
בלי הצוות
אין זמן לכתוב, והעסק נעלם בין לקוח ללקוח.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
טיוטות של פוסטים ותוכן מקצועי בשפת העסק ממתינות לך לאישור.
ההחלטה שלך
21:00 · סוף יום
בלי הצוות
סוגרים את היום ומנסים לזכור מה נשאר פתוח.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
דוח סיכום: פניות שנקלטו, תיאומים, ומה נשאר פתוח למחר.
סקירה קצרה
עסק מול עסקים ומוסדות
07:30 · הבוקר
בלי הצוות
מיילים והודעות מלקוחות עסקיים, מסמכים ותשלומים, בלי סדר עדיפויות.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
מחכה לך סיכום בוקר: מה נקלט, מה נענה, ומה מחכה להחלטה שלך.
סקירה קצרה
09:00 · לקוח עסקי שואל על הזמנה
בלי הצוות
הפרטים פזורים בין מיילים למערכות, והתשובה לוקחת זמן.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
הסוכן עונה לפי הקטלוג והתנאים המאושרים. שאלה חריגה עוברת אליך עם הרקע.
הסוכן מטפל
11:00 · בקשת הצעת מחיר
בלי הצוות
הבקשה נרשמת במקום אחד ובמקום אחר לא, והמעקב נשכח.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
הבקשה נקלטת, נקבע אחראי ונוצרת תזכורת מעקב במועד.
הסוכן מטפל
13:00 · תנאי תשלום חריגים
בלי הצוות
מחליטים בלי היסטוריית הלקוח מולך.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
הסוכן מעביר אליך בקשת אישור עם היסטוריית הלקוח והמדיניות. בלי אישור שלך, אין ביצוע.
ההחלטה שלך
15:00 · מסמכים וחשבוניות
בלי הצוות
מרכזים מסמכים ידנית ומגלים באיחור שמשהו חסר.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
המסמכים מרוכזים, מסמך חסר מסומן, והחומר עובר להנהלת החשבונות.
הסוכן מטפל
17:00 · שיווק ותוכן
בלי הצוות
קשה למצוא זמן לפנות ללקוחות ולמתעניינים בקביעות.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
טיוטות של הודעות ותוכן ללקוחות עסקיים ממתינות לך לאישור.
ההחלטה שלך
21:00 · סוף יום
בלי הצוות
סוגרים את היום עם רשימה פתוחה בראש.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
דוח סיכום: מה בוצע, מה תועד, ומה נשאר פתוח למחר.
סקירה קצרה
אירועים, אירוח והזמנות
07:30 · הבוקר
בלי הצוות
בקשות תאריכים ושאלות מהלילה בכמה ערוצים, בלי סדר.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
מחכה לך סיכום בוקר: מה נקלט בלילה, מה נענה, ומה מחכה להחלטה שלך.
סקירה קצרה
09:00 · שאלה על תאריך ומחיר
בלי הצוות
בודקים יומן ומחירון תוך כדי עבודה, והלקוח מחכה.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
הסוכן עונה לפי היומן והמחירון המאושרים. בקשה מיוחדת עוברת אליך.
הסוכן מטפל
11:00 · פנייה חדשה להזמנה
בלי הצוות
הפרטים נשארים בהודעה, ומעקב נקבע רק כשיש זמן.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
הפנייה נשמרת, נקבע אחראי ונוצרת תזכורת לחזור ללקוח במועד.
הסוכן מטפל
13:00 · שינוי או ביטול חריגים
בלי הצוות
מחליטים תוך כדי הכול, בלי פרטי ההזמנה מולך.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
הסוכן מעביר אליך בקשת אישור עם פרטי ההזמנה והמדיניות. בלי אישור שלך, אין ביצוע.
ההחלטה שלך
15:00 · אישורי הזמנה ויומן
בלי הצוות
מעדכנים ידנית בין היומן, ההזמנות וההודעות ללקוחות.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
היומן וההזמנות מתעדכנים לפי הגדרות, ואישורי הזמנה מוכנים לשליחה.
הסוכן מטפל
17:00 · שיווק ותוכן
בלי הצוות
אין זמן להעלות תוכן לפני העונה, והוא נדחה שוב.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
טיוטות של תוכן ומבצעים בשפת העסק ממתינות לך לאישור.
ההחלטה שלך
21:00 · סוף יום
בלי הצוות
סוגרים את היום עם רשימה פתוחה בראש.
עליך: טיפול אישי
עם הצוות
דוח סיכום: הזמנות שנקלטו, שינויים, ומה נשאר פתוח למחר.
סקירה קצרה
סיכום תרחיש ההמחשה: בלי הצוות, 7 מתוך 7 אירועים עברו דרכך אישית. עם הצוות, 3 טופלו בלי מעורבות שלך, 2 הגיעו להחלטה ו-2 דרשו סקירה קצרה. התרחיש להמחשה בלבד, והתוצאות בכל עסק תלויות בתהליכים שמגדירים.
הדמיה: מה עובר דרכך
אותן 12 משימות. כמה מהן מגיעות אליך?
עברו בין שני המצבים וראו איך המשימות מתחלקות.
- פנייה בוואטסאפ
- שאלה על מחיר
- ליד מהאתר
- תזכורת למעקב
- עדכון הזמנה
- בקשת החזר חריגה
- דוח שבועי
- טיוטת פוסט
- מסמך חסר
- עדכון מלאי
- הודעת תודה
- שאלה על משלוח
12 מתוך 12 משימות מחכות לך
הדמיה להמחשה: 12 משימות לדוגמה. עם הצוות, שתיים מהן מגיעות אליך כהחלטה, והשאר מטופלות ומתועדות.
המסלול שלך, שלב אחרי שלב
מה קורה אצלך בכל שלב, ומה נדרש ממך
בלי לוחות זמנים כלליים: הקצב נקבע לפי העסק, התהליך הראשון והמערכות שמחברים.
- 01
שיחת אפיון
- מה קורה אצלך
- אתה מספר מה מעמיס עליך ובאילו מערכות אתם עובדים.
- מה קורה מאחורי הקלעים
- ממפים את העסק ובוחרים תהליך ראשון להתחיל בו.
- מה נדרש ממך
- שיחה ושאלון, גם בתשובות קצרות.
- 02
אישור נוהל
- מה קורה אצלך
- אתה קובע מה הסוכן רשאי לעשות, מתי הוא עוצר ולמי הוא מעביר.
- מה קורה מאחורי הקלעים
- כותבים נוהל והרשאות, ומגדירים אחראי לכל פעולה.
- מה נדרש ממך
- החלטות. לא עבודה טכנית.
- 03
הקמה
- מה קורה אצלך
- כמעט לא נדרש ממך כלום מעבר לגישה ולמידע מאושר.
- מה קורה מאחורי הקלעים
- בונים את הסוכן ומחברים אותו למערכות שנבדקו מראש.
- מה נדרש ממך
- מעט זמן. אנחנו עובדים.
- 04
בדיקה
- מה קורה אצלך
- אתה רואה תשובות לדוגמה, רגילות וחריגות, ומאשר או מתקן.
- מה קורה מאחורי הקלעים
- מריצים תרחישים ובודקים שהסוכן עוצר כשצריך.
- מה נדרש ממך
- סקירה של מקרים לדוגמה.
- 05
הפעלה
- מה קורה אצלך
- מתחילים לקבל סיכומים ובקשות אישור במקום לרדוף אחרי הכול.
- מה קורה מאחורי הקלעים
- מפעילים בהדרגה, מדריכים את הצוות ועוקבים אחרי התוצאות.
- מה נדרש ממך
- החלטות קצרות במהלך היום.
- 06
שיפור והרחבה
- מה קורה אצלך
- אתה אומר מה לתקן ומה התהליך הבא שכדאי לאוטומט.
- מה קורה מאחורי הקלעים
- מעדכנים נהלים, בודקים תקלות ומרחיבים לפי ההסכם.
- מה נדרש ממך
- בדיקה קבועה, בלי להתחיל מאפס.
מה משתנה ומה נשאר
הדברים החשובים נשארים אצלך
מה משתנה
משימות חוזרות עוברות לסוכנים, ומה שנעשה מתועד. אתה רואה סיכום במקום לרדוף אחרי כל פנייה.
מה נשאר
המדיניות, ההחלטות החריגות, הקשר האישי עם לקוחות מרכזיים והאחריות על העסק.
מה בשליטתך
כל סוכן פועל לפי הרשאות שקבעת. אפשר להתחיל בטיוטות בלבד ולהרחיב אחרי שבדקת.
חשוב לדעת
מה ההדמיה לא מבטיחה
תוצאות
היום שלמעלה הוא תרחיש להמחשה. התוצאה בעסק שלך תלויה בתהליכים ובמערכות שמחברים.
קצב
מתחילים בתהליך אחד, בודקים, ורק אז מרחיבים.
קשר אישי
המטרה היא להוריד עומס, לא להחליף את הקשר שלך עם לקוחות.
אחריות
בכל עסק נקבע אדם אחראי שבודק את עבודת הסוכן ומעדכן אותו כשמשהו משתנה.
נתחיל מהיום שלך
איזה חלק מהיום שלך היית רוצה לשחרר קודם?
ספרו לנו, ונציע תהליך ראשון קטן שאפשר לבדוק.